1 范圍
適用于公司對內(nèi)、對外的各種涉及付款、預(yù)付款業(yè)務(wù)的管理
2 控制目標(biāo)
2.1 確保所有的付款和預(yù)付款在付款預(yù)算內(nèi),保證資金使用的計(jì)劃性,提高資金使用效率,從而滿足采購部門及其他部門的業(yè)務(wù)需求,并盡量保證較好的資信水平
2.2 確保所有付款均嚴(yán)格按照審批權(quán)限規(guī)定得到審核,以避免因錯付、多付等情況而給公司帶來損失,使企業(yè)效益最大化
2.3 確保所有支付款項(xiàng)都得到及時(shí)、準(zhǔn)確的記錄,做到與銀行對帳單相符
3 主要控制點(diǎn)
3.1 部門經(jīng)理依據(jù)月工作計(jì)劃、資金計(jì)劃、相關(guān)合同條款及公司有關(guān)規(guī)章制度審核由部門經(jīng)辦人填寫的付款申請書的內(nèi)容是否完整,數(shù)據(jù)是否真實(shí)、準(zhǔn)確,是否在資金計(jì)劃內(nèi),確定是否同意付款
3.2各部門按權(quán)限審批付款申請書
3.3 會計(jì)主管審核付款申請書的付款事項(xiàng)、金額是否在資金計(jì)劃和預(yù)算內(nèi),不在資金計(jì)劃內(nèi)的付款事項(xiàng)予以退回,要求補(bǔ)充資金計(jì)劃
3.4 應(yīng)收應(yīng)付根據(jù)合同編號和訂單編號審核在資金計(jì)劃內(nèi)的付款申請書的付款事項(xiàng)、金額與相關(guān)合同的相關(guān)條款是否相符,相關(guān)單據(jù)是否滿足合同的付款條件;審核付款申請書是否已經(jīng)過規(guī)定程序的審批,各程序的審批是否在規(guī)定的審批權(quán)限內(nèi);審核相關(guān)單據(jù)是否真實(shí)、合法,是否符合財(cái)務(wù)制度的規(guī)定;查詢財(cái)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)付款帳,是否有此應(yīng)付款項(xiàng)
3.5 財(cái)務(wù)部以至總經(jīng)理在審批權(quán)限內(nèi)根據(jù)資金計(jì)劃、國家有關(guān)財(cái)經(jīng)制度、相關(guān)合同條款以及公司財(cái)務(wù)規(guī)章制度審批付款申請書付款事由、付款金額、付款方式
3.6 會計(jì)主管審核付款憑證科目使用是否正確,相關(guān)單據(jù)與付款金額是否一致,數(shù)據(jù)計(jì)算是否準(zhǔn)確
4 特定政策
4.1 預(yù)付款的定義:指在經(jīng)營過程中按照購貨合同、基建合同或勞務(wù)合同規(guī)定,預(yù)先支付給供貨方或提供勞務(wù)方的賬款。
4.2 預(yù)付款審批權(quán)限:
§ 采購部經(jīng)理單筆__萬、市場部經(jīng)理單筆__萬、信息技術(shù)部經(jīng)理 (軟件采購)單筆__萬;
§ 生產(chǎn)物流相關(guān)副總單筆__萬、市場銷售相關(guān)副總單筆__萬;
§ 財(cái)務(wù)主管單筆__萬、財(cái)務(wù)部經(jīng)理單筆__萬、財(cái)務(wù)行政相關(guān)副總單筆__萬;
§ 總經(jīng)理單筆__萬
§ 董事會單筆__萬以上
4.3 付款申請審批單必須寫明合同編號,附有效合法的發(fā)票(國內(nèi)付款必須附經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)核準(zhǔn)的合法發(fā)票)及入庫驗(yàn)收單及其他支持文件(預(yù)付款除外),且與合同相符,否則財(cái)務(wù)部有權(quán)拒付
4.4 付款審批權(quán)限:
§ 采購部經(jīng)理單筆__萬以內(nèi)、同一項(xiàng)目__萬以內(nèi);其他部門經(jīng)理單筆__萬以內(nèi)、同一項(xiàng)目__萬以內(nèi);
§ 生產(chǎn)物流相關(guān)副總單筆__萬以內(nèi)、同一項(xiàng)目__萬以內(nèi);市場銷售相關(guān)副總單筆__萬以內(nèi)、同一項(xiàng)目__萬以內(nèi);
§ 財(cái)務(wù)主管:采購?fù)豁?xiàng)目__萬以內(nèi)、其他同一項(xiàng)目__萬以內(nèi);
§ 財(cái)務(wù)部經(jīng)理:采購?fù)豁?xiàng)目__萬以內(nèi)、其他同一項(xiàng)目__萬以內(nèi);
§ 財(cái)務(wù)行政相關(guān)副總:采購?fù)豁?xiàng)目__萬以內(nèi)、其他同一項(xiàng)目__萬以內(nèi);
§ 總經(jīng)理:采購單筆__萬、其他單筆__萬
§ 董事會:采購單筆__萬以上、其他單筆__萬以上
4.5 新產(chǎn)品項(xiàng)目預(yù)算的審批:
§ 部門經(jīng)理無審批權(quán),由相應(yīng)項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)其賦予的行政級別在相應(yīng)的審批權(quán)限內(nèi)行使審批職能
4.6 財(cái)務(wù)主管根據(jù)資金計(jì)劃確定付款方式,適當(dāng)考慮在國內(nèi)采取錢物搭配方式或承兌匯票付款
4.7 每月對外付款時(shí)間25日截止
4.8 如付款情況發(fā)生變動,應(yīng)附付款情況說明書及相關(guān)證明文件,財(cái)務(wù)方可報(bào)銷
4.9 應(yīng)收應(yīng)付會計(jì)查詢往來帳,如對方單位欠本公司款項(xiàng),可以辦理拒付
4.10 屬于外匯經(jīng)常項(xiàng)目下付款應(yīng)按照國家外匯管理法規(guī)要求,相關(guān)部門準(zhǔn)備合同及有關(guān)材料辦理付款審批交財(cái)務(wù),財(cái)務(wù)審核后交銀行支付
4.11 銷售費(fèi)用
運(yùn)費(fèi)報(bào)銷應(yīng)提供銷貨合同、貨運(yùn)合同(或招標(biāo)書),并附有銷貨發(fā)票復(fù)印件;保險(xiǎn)費(fèi)應(yīng)提供保險(xiǎn)合同及銷貨發(fā)票復(fù)印件;出口傭金提供傭金協(xié)議、出口發(fā)票、出口收回水單。
4.12 固定資產(chǎn)付款需提供資產(chǎn)添置申請報(bào)告、合同、發(fā)票和固定資產(chǎn)竣工驗(yàn)收單(直接安裝使用的固定資產(chǎn))或入庫單(入庫的固定資產(chǎn))
5 付款管理流程說明c-12-002-001
步驟 | 涉及部門 | 步驟說明 |
---|---|---|
1 | 相關(guān)部門 | 各部門經(jīng)辦人依據(jù)合同提出付款申請,按規(guī)定項(xiàng)目填寫付款申請書。 |
2 | 部門經(jīng)理 | 部門經(jīng)理以至主管副總在審批權(quán)限內(nèi)根據(jù)月工作計(jì)劃、資金計(jì)劃、相關(guān)合同條款及公司有關(guān)規(guī)章制度,審核經(jīng)辦人填寫的付款申請書的內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否真實(shí)、準(zhǔn)確,確定是否同意付款/預(yù)付款,將不同意的付款申請書返回1進(jìn)行修改,將超出審批權(quán)限的付款申請書報(bào)主管副總審批。 |
3 | 財(cái)務(wù)部-會計(jì)主管
| 會計(jì)主管依據(jù)資金計(jì)劃和預(yù)算,審核各部門經(jīng)辦人報(bào)送的付款申請書是否在月資金計(jì)劃內(nèi),將不在月資金計(jì)劃內(nèi)的付款申請書退回經(jīng)辦人員,并要求按照部門工作計(jì)劃及資金計(jì)劃管理流程的規(guī)定程序辦理資金計(jì)劃。 |
4 | 財(cái)務(wù)部-應(yīng)收應(yīng)付會計(jì) | 應(yīng)收應(yīng)付會計(jì)審核相關(guān)單據(jù)是否真實(shí)、合法,是否符合財(cái)務(wù)制度的規(guī)定;查詢財(cái)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)付款帳,判斷是否有此應(yīng)付款項(xiàng)。根據(jù)合同編號和定單編號審核在資金計(jì)劃內(nèi)的付款申請書的付款事項(xiàng)、金額與相關(guān)合同的相關(guān)條款是否相符,相關(guān)單據(jù)是否滿足合同的付款條件 |
4.1 | 財(cái)務(wù)部-應(yīng)收應(yīng)付會計(jì) | 若為通過,將拒付通知、不合格的付款申請書及相關(guān)單據(jù)退回申請部門辦理拒付 |
5 | 財(cái)務(wù)部-財(cái)務(wù)主管 | 財(cái)務(wù)主管根據(jù)付款要求判斷結(jié)算方式,在付款申請書上注明付款方式 |
6 | 財(cái)務(wù)部-財(cái)務(wù)經(jīng)理 | 財(cái)務(wù)經(jīng)理以至公司總經(jīng)理、董事會按照權(quán)限,根據(jù)資金計(jì)劃、國家有關(guān)財(cái)經(jīng)制度、相關(guān)合同條款以及公司財(cái)務(wù)規(guī)章制度審批付款申請書付款事由、付款金額、付款方式。若未通過則回4.1處辦理拒付 |
7 | 財(cái)務(wù)部-應(yīng)收應(yīng)付會計(jì) | 若批準(zhǔn)付款,應(yīng)付會計(jì)審核付款申請審批單是否已經(jīng)過規(guī)定程序的審批,各程序的審批是否在規(guī)定的審批權(quán)限內(nèi),根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的付款申請審批單交出納辦理相關(guān)付款操作 |
7.1 | 財(cái)務(wù)部-出納會計(jì) | 出納會計(jì)根據(jù)付款憑證,按照付款申請書注明的結(jié)算方式辦理付款。 |
7.2 | 財(cái)務(wù)部-應(yīng)收應(yīng)付會計(jì) | 應(yīng)收應(yīng)付會計(jì)辦理承兌付款、物資抵賬等相關(guān)手續(xù) |
7.3 | 財(cái)務(wù)部-出納會計(jì) | 匯票付款等-出納會計(jì)填寫相應(yīng)憑證和票據(jù)。 |
8 | 財(cái)務(wù)部-出納會計(jì) | 支票付款-出納會計(jì)登記支票領(lǐng)用本并開具支票,加蓋印鑒。 |
9 | 財(cái)務(wù)部-出納會計(jì) | 支票付款-經(jīng)辦人在支票領(lǐng)用本上簽字后領(lǐng)用已蓋章支票。 |
10 | 財(cái)務(wù)部-會計(jì)主管 | 會計(jì)主管審核支付憑證科目、金額、及憑證附件是否齊全準(zhǔn)確 |
11 | 財(cái)務(wù)部-應(yīng)收應(yīng)付會計(jì) | 應(yīng)收應(yīng)付會計(jì)根據(jù)已經(jīng)過審核付款的付款申請審批單更新財(cái)務(wù)帳 |