為了提高和規(guī)范集團(tuán)公司、所屬單位、成員企業(yè)單位會計電算化工作，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規(guī)范》的制度。

會計電算化是一項系統(tǒng)工程，涉及單位內(nèi)部各個方面，各單位負(fù)責(zé)人或總會計師應(yīng)當(dāng)親自組織領(lǐng)導(dǎo)會計電算化工作，協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門共同搞好會計電算化工作。集團(tuán)所屬各單位各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造條件，規(guī)劃發(fā)展部和財務(wù)部統(tǒng)籌，實行網(wǎng)絡(luò)會計電算化。

各單位的財務(wù)會計部門，是會計電算化工作的主要承擔(dān)者，在各部門的配合下，財務(wù)會計部門負(fù)責(zé)和承擔(dān)會計電算化的具體組織實施工作，負(fù)責(zé)提出實現(xiàn)本單位會計電算化的具體方案。

各單位開展會計電算化工作，可根據(jù)本單位具體情況，按照循序漸進(jìn)、逐步提高的原則進(jìn)行。例如：可先實現(xiàn)賬務(wù)處理、報表編制、應(yīng)收應(yīng)付賬款核算、工資核算等工作電算化，然后實現(xiàn)固定資產(chǎn)核算、存貨核算、成本核算、銷售核算等工作電算化，再進(jìn)一步實現(xiàn)財務(wù)分析和財務(wù)管理工作電算化；在技術(shù)上，可先采用微機(jī)單機(jī)運(yùn)行，然后逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。也可根據(jù)單位實際情況，先實現(xiàn)工作量大、重復(fù)勞動多、見效快項目的電算化，然后逐步向其它項目發(fā)展。

各單位要積極支持和組織本單位會計人員分期分批進(jìn)行會計電算化知識培訓(xùn)，逐步使多數(shù)會計人員掌握會計軟件的基本操作技能；具備條件的單位，使一部分會計人員能夠負(fù)責(zé)會計軟件的維護(hù)，并培養(yǎng)部分會計人員逐步掌握會計電算化系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計工作。對于積極鉆研電算化業(yè)務(wù)，技術(shù)水平高的會計人員，應(yīng)該給予物質(zhì)和精神獎勵。

集團(tuán)內(nèi)各單位會計電算化工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，在各單位實現(xiàn)會計電算化的基礎(chǔ)上，逐步做到報表匯總或合并報表編制工作的電算化，并逐步向集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。研究并逐步開展其它管理工作電算化或與其它管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)工作，逐步建立以會計電算化為核心的單位計算機(jī)管理信息系統(tǒng)，做到單位內(nèi)部信息資源共享，充分發(fā)揮會計電算化在單位經(jīng)營管理中的作用。

4.4.1計算機(jī)和會計軟件的配備

電子計算機(jī)和會計軟件是實現(xiàn)會計電算化的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，各單位可根據(jù)實際情況和今后的發(fā)展目標(biāo)，投入一定的財力，以保證會計電算化工作的正常進(jìn)行。

各單位應(yīng)根據(jù)實際情況和財力狀況，選擇與本單位會計電算化工作規(guī)劃相適應(yīng)的計算機(jī)機(jī)種、機(jī)型和系統(tǒng)軟件及有關(guān)配套設(shè)備。集團(tuán)公司所屬單位、成員企業(yè)，在選擇計算機(jī)機(jī)種、機(jī)型和系統(tǒng)軟件及有關(guān)配套設(shè)備時，應(yīng)盡量做到統(tǒng)一，為實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化打好基礎(chǔ)。

具備一定硬件基礎(chǔ)和技術(shù)力量的單位，可充分利用現(xiàn)有的計算機(jī)設(shè)備建立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，做到信息資源共享和會計數(shù)據(jù)實時處理?？蛻魴C(jī)／服務(wù)器體系具有可擴(kuò)充性強(qiáng)、性能／價格比高、應(yīng)用軟件開發(fā)周期短等特點，集團(tuán)公司逐步建立客戶機(jī)／服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)；采用終端／主機(jī)結(jié)構(gòu)的單位，也可根據(jù)自身情況，結(jié)合運(yùn)用客戶機(jī)／服務(wù)器結(jié)構(gòu)。

財務(wù)部策劃安排集團(tuán)及所屬各單位計算機(jī)硬件和會計軟件配備，其具體操作參照《固定資產(chǎn)投資管理辦法》和《無形資產(chǎn)管理規(guī)定》執(zhí)行。

財務(wù)會計部門處理的數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、處理方法要求嚴(yán)格和安全性要求高，各單位用于會計電算化工作的電子計算機(jī)設(shè)備，應(yīng)由財務(wù)會計部門管理，硬件設(shè)備比較多的單位，財務(wù)會計部門可單獨(dú)設(shè)立計算機(jī)室。

配備會計軟件主要有選擇通用會計軟件、定點開發(fā)、通用與定點開發(fā)會計軟件相結(jié)合三種方式，各單位應(yīng)根據(jù)實際需要和自身的技術(shù)力量選擇配備會計軟件的方式。

各單位開展會計電算化初期應(yīng)盡量選擇通用會計軟件，選擇通用會計軟件的投資少，見效快，在軟件開發(fā)或服務(wù)單位的協(xié)助下易于應(yīng)用成功。

選擇通用會計軟件應(yīng)注意軟件的合法性、安全性、正確性、可擴(kuò)充性和滿足審計要求等方面的問題，以及軟件服務(wù)的便利，軟件的功能應(yīng)該滿足本單位當(dāng)前的實際需要，并考慮到今后工作發(fā)展的要求。

各單位應(yīng)選擇通過財政部或省、自治區(qū)、直轄市、以及通過財政部批準(zhǔn)具有商品化會計軟件評審權(quán)的計劃單列市財政廳(局)評審的商品化會計軟件，在本行業(yè)內(nèi)也可選擇國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門推廣應(yīng)用的會計軟件。

會計電算化初期選擇通用會計軟件，會計電算化工作深入后，通用會計軟件不能完全滿足其特殊需要的單位，可根據(jù)實際工作需要適時配合通用會計軟件定點開發(fā)配套的會計軟件，選擇通用會計軟件與定點開發(fā)會計軟件相結(jié)合的方式。

配備會計軟件要與計算機(jī)硬件的配置相適應(yīng)，可逐步從微機(jī)單用戶會計軟件，向網(wǎng)絡(luò)會計軟件、客戶機(jī)／服務(wù)器會計軟件發(fā)展。

配備的會計軟件應(yīng)達(dá)到財政部《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求，滿足本單位的實際工作需要。

4.4.2替代手工記賬

采用電子計算機(jī)替代手工記賬，是指應(yīng)用會計軟件輸入會計數(shù)據(jù)，由電子計算機(jī)對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并打印輸出會計賬簿和報表。替代手工記賬是會計電算化的目標(biāo)之一。

替代手工記賬的單位，應(yīng)具備以下條件：

配備了適用的會計軟件和相應(yīng)的計算機(jī)硬件設(shè)備；

配備了相應(yīng)的會計電算化工作人員；

建立了嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度。

具備條件的單位應(yīng)盡快采用計算機(jī)替代手工記賬。計算機(jī)與手工并行三個月以上(一般不超過六個月)，且計算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，并應(yīng)接受有關(guān)部門的監(jiān)督。

計算機(jī)與手工并行工作期間，可采用計算機(jī)打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。如果計算機(jī)與手工核算結(jié)果不一致，要由專人查明原因并向本單位領(lǐng)導(dǎo)書面報告。

記賬憑證的類別，可以采用一種記賬憑證或收、付、轉(zhuǎn)三種憑證的形式；也可以在收、付、轉(zhuǎn)三種憑證的基礎(chǔ)上，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和會計軟件功能模塊的劃分進(jìn)一步細(xì)化，以方便記賬憑證的輸入和保存。

計算機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬單位的重要工作，根據(jù)會計電算化的特點，各單位應(yīng)注意以下問題：

采用電子計算機(jī)打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的, 應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計制度的要求, 采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

在當(dāng)期所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可以從這些數(shù)據(jù)中產(chǎn)生，因此可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額及余額對照表”替代當(dāng)期總分類賬。

現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，由于受到打印機(jī)條件的限制，可采用計算機(jī)打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊，要求每天登記并打印，每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、按年打??；發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿，可滿頁打印。

在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當(dāng)減少。

采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計賬簿、報表，作為會計檔案保存的單位，應(yīng)滿足以下要求：

采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計賬簿，應(yīng)征得同級財政部門的同意。

保存期限同打印輸出的書面形式的會計賬簿、報表。

記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款賬日記賬仍需要打印輸出，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

各企業(yè)應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計檔案。

替代手工記賬后，各單位應(yīng)做到當(dāng)天發(fā)生業(yè)務(wù)，當(dāng)天登記入賬，期末及時結(jié)賬并打印輸出會計報表；要靈活運(yùn)用計算機(jī)對數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，定期或不定期地向單位領(lǐng)導(dǎo)報告主要財務(wù)指標(biāo)和分析結(jié)果。

4.4.3會計電算化內(nèi)部管理制度

建立會計電算化崗位責(zé)任制，要明確每各個工作崗位的職責(zé)范圍，切實做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。

會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位包括直接管理、操作、維護(hù)計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。

4.4.3.1電算化會計崗位和工作職責(zé)：

電算主管：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作，要求具備會計和計算機(jī)知識，以及相關(guān)的會計電算化組織管理的經(jīng)驗。電算化主管可由會計主管兼任，采用中小型計算機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位。

軟件操作：負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表，和進(jìn)行部分會計數(shù)據(jù)處理工作，要求具備會計軟件操作知識，達(dá)到會計電算化初級知識培訓(xùn)的水平；各單位應(yīng)鼓勵基本會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。

審核記賬：負(fù)責(zé)對輸入計算機(jī)的會計數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進(jìn)行審核，操作會計軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進(jìn)行確認(rèn)；此崗要求具備會計和計算機(jī)知識，達(dá)到會計電算化初級知識培訓(xùn)的水平，可由主管會計兼任。

電算維護(hù)：負(fù)責(zé)保證計算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)；此崗要求具備計算機(jī)和會計知識，經(jīng)過會計電算化中級知識培訓(xùn)；采用大型、小型計算機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位，此崗在大中型企業(yè)中應(yīng)由專職人員擔(dān)任。

電算審查：負(fù)責(zé)監(jiān)督計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計算機(jī)進(jìn)行舞弊；要求具備會計和計算機(jī)知識，達(dá)到會計電算化中級知識培訓(xùn)的水平，此崗可由會計稽核人員兼任；采用大型、小型計算機(jī)和大型會計軟件的單位，可設(shè)立此崗位。

數(shù)據(jù)分析：負(fù)責(zé)對計算機(jī)內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，要求具備計算機(jī)和會計知識，達(dá)到會計電算化中級知識培訓(xùn)的水平；采用大型、小型計算機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位，可設(shè)立此崗位，由主管會計兼任。

    4.4.3.2會計電算化操作管理制度：

集團(tuán)及所屬的單位會計人員工作權(quán)限由集團(tuán)財務(wù)部經(jīng)理各單位財務(wù)主管設(shè)定；集團(tuán)內(nèi)部管理人員會計信息查閱權(quán)限，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由集團(tuán)財務(wù)部限定。

會計軟件各級使用權(quán)限密碼應(yīng)時加保密措施，并定期更換。

上機(jī)操作人員要根據(jù)授權(quán)對會計軟件內(nèi)容進(jìn)行操作，操作密碼要嚴(yán)格管理，并由數(shù)據(jù)管理員定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員擅自操作會計軟件。

操作人員離開計算機(jī)，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計軟件。

防治計算機(jī)病毒，禁止使用未經(jīng)殺毒的軟盤、光盤等。

建立計算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度，注意安全性、保密性。

預(yù)防已輸入計算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿；

    根據(jù)本單位實際情況，由專人保存必要的上機(jī)操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。

    4.4.3.3計算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度：

    保證機(jī)房設(shè)備安全和計算機(jī)正常運(yùn)行是進(jìn)行會計電算化的前提條件，要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔，防止意外事故的發(fā)生；

    確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份；

    對正在使用的會計核算軟件進(jìn)行修改、對通用會計軟件進(jìn)行升版和計算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作，要有一定的審批手續(xù)；在軟件修改、升版和硬件更換過程中，要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督；

    健全計算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時進(jìn)行排除的管理措施，保證會計數(shù)據(jù)的完整性；

    健全必要的防治計算機(jī)病毒的措施。

    4.4.3.4電算化會計檔案管理制度：

電算化會計檔案，包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)；

    電算化會計檔案管理是重要的會計基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)；

    對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點；

    采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失。

    通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。