一、客戶資料建立
1. 客戶基本資料建文件:
業(yè)務(wù)人員應(yīng)搜集所有經(jīng)銷商基本資料填立“客戶基本資料表”,審核后歸檔。
2. 客戶動(dòng)態(tài)資料記錄:應(yīng)注意及時(shí)更新
3.財(cái)務(wù)應(yīng)注意通過各種渠道掌握客戶財(cái)務(wù)狀況。
二、客戶授信
1.??? 目的:確保公司債權(quán)、貨款的安全性,避免呆帳。
2.??? 信用管理部門(專門機(jī)構(gòu)或營銷、財(cái)務(wù)組成臨時(shí)小組)應(yīng)就客戶資料表進(jìn)行征信調(diào)查和信用額度、信用期限的評(píng)估;
3.??? 信用管理應(yīng)同時(shí)包含信用額度和信用期限兩項(xiàng)內(nèi)容,超出任一項(xiàng),均視為超信用。
4.??? 凡提供信用必存在風(fēng)險(xiǎn),必要時(shí)需客戶提供抵押擔(dān)保或訂金。
5.??? 營銷部門應(yīng)隨時(shí)關(guān)注客戶情況, 深入了解客戶的業(yè)績消長、存貨狀況、資產(chǎn)變化、獲利狀況及經(jīng)營者變動(dòng)等運(yùn)營情況及業(yè)界評(píng)價(jià),如發(fā)覺客戶呈現(xiàn)或有異常時(shí),及時(shí)采取必要措施,以確保貨款安全。
6.??? 財(cái)務(wù)部門應(yīng)每月提供有關(guān)客戶銷售、欠款、存貨等變動(dòng)報(bào)表,并對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析,提供財(cái)務(wù)意見。
7.??? 信用管理部門應(yīng)每年/半年, 會(huì)同業(yè)務(wù)、財(cái)會(huì)等相關(guān)單位共同就現(xiàn)有客戶的收款狀況、信用額度及公司授信政策予以檢討、修訂。
三、超信用處理
1.??? 業(yè)務(wù)出貨時(shí),應(yīng)開立“出貨單”,轉(zhuǎn)信用管理部門審查簽章后才可轉(zhuǎn)倉庫出貨。若有超過信用額度情形者,應(yīng)填制“超信用通知單”;
2.??? 為達(dá)有效監(jiān)控,一般由商務(wù)軟件系統(tǒng)管理出貨流程,超出核定額度或期限,系統(tǒng)自動(dòng)不能出貨。
3.??? 超信用由權(quán)責(zé)人員授權(quán),可依下列方式予以處理:
A.增加信用額度:依據(jù)有關(guān)授信作業(yè)規(guī)定,申請(qǐng)?jiān)黾涌蛻粜庞迷傩谐鲐洝?/span>
B.超信用先行出貨:必須有相當(dāng)權(quán)限人員授權(quán),作例外處理。
C.先辦款再出貨:客戶先行支付(或多于)本次出貨金額后再行出貨。
D.暫緩出貨:不能依上述情況處理者。
4.超信用的計(jì)算公式如下,二者之一者為超信用:
A.超信用額度=核定之信用額度-應(yīng)收票據(jù)-應(yīng)收帳款-待出貨額
B.有逾期欠款(即按帳期應(yīng)收未收)
四、 價(jià)格體系
1.統(tǒng)一價(jià)格體系:出廠價(jià)、二批供貨價(jià)、經(jīng)銷商終端供貨價(jià)、終端建議零售價(jià)。
2.大型/全國性商超由公司統(tǒng)一掌控,價(jià)格可單獨(dú)制定。
3.客戶歸口對(duì)位,嚴(yán)格執(zhí)行四級(jí)價(jià)格,例外處理必須適當(dāng)授權(quán)審批。
五、出貨審核
1.業(yè)務(wù)銷貨須開立“出貨單”,經(jīng)財(cái)務(wù)核對(duì)數(shù)量、售價(jià),收款條件及信用管理部門信用審核,倉庫才可出貨。
2.據(jù)公司規(guī)定的客戶級(jí)別和價(jià)格體系進(jìn)行價(jià)格審核,若售價(jià)低于底限,必須有相當(dāng)權(quán)限人員授權(quán),作例外處理。
3.倉儲(chǔ)人員辦理發(fā)貨時(shí),應(yīng)就下列規(guī)定予以審核:???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????
A.業(yè)務(wù)單位的經(jīng)辦人員、主管是否簽章;。????????????????????????????????????
B.財(cái)務(wù)人員或信用管理人員是否簽章。
六、往來帳管理
1.財(cái)務(wù)根據(jù)出貨單開具發(fā)票,據(jù)以登帳或定期匯總登帳。
2.收到客戶貨款,及時(shí)填報(bào)“收款日?qǐng)?bào)表”并據(jù)以進(jìn)行應(yīng)收帳款沖銷處理。
3.分公司所有銷貨收到款項(xiàng),一律存入“收款專戶”,不得存入其它戶頭。
4.財(cái)務(wù)應(yīng)定期出具“客戶對(duì)帳函”,與客戶進(jìn)行函證對(duì)帳,確保應(yīng)收款項(xiàng)的及時(shí)準(zhǔn)確,避免呆壞帳發(fā)生。
5.針對(duì)將到期款項(xiàng),以財(cái)務(wù)名義出具“結(jié)款通知單”,體現(xiàn)正規(guī)性和權(quán)威性。
6.針對(duì)到期未結(jié)款項(xiàng),財(cái)務(wù)可出具措辭較強(qiáng)烈的“催款通知單”,以加強(qiáng)催款力度。
7.對(duì)逾期欠款所采取措施及跟蹤反饋情況,填寫“逾期欠款跟蹤反饋單”,以加大責(zé)任、加強(qiáng)回收力度。財(cái)務(wù)注意資料的整理歸檔。
8.財(cái)務(wù)每周出具“客戶欠款余額表”,到具體明細(xì),著重突出逾期欠款部分;
應(yīng)用商務(wù)軟件系統(tǒng),可即時(shí)生成該數(shù)據(jù),是往來帳管理的有力工具。
9.財(cái)務(wù)每月末作“客戶銷售回款/欠款余額分析”,著重與銷售對(duì)比的應(yīng)收帳款周轉(zhuǎn)天數(shù)的分析比較。
10.財(cái)務(wù)每季度作“應(yīng)收帳款帳齡分析”,密切關(guān)注逾期時(shí)間長的欠款,采取各種可能措施加緊回收。確屬呆壞帳應(yīng)充分提列壞帳準(zhǔn)備金。
11.善用銀行承兌匯票和其他創(chuàng)新金融工具,以降低風(fēng)險(xiǎn)、加快回收。
七、銷貨退回、折讓與折扣
1.銷貨退回時(shí),業(yè)務(wù)部門必須填報(bào)“退庫單”,經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn),由倉庫點(diǎn)數(shù)及質(zhì)量簽收后,轉(zhuǎn)會(huì)計(jì)入帳。
2.銷貨折扣或折讓時(shí),業(yè)務(wù)部門必須填報(bào)“銷售折扣/折讓單”,經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn),財(cái)務(wù)據(jù)以入帳。
3.有關(guān)稅務(wù)規(guī)定:有銷貨退回或折讓證明單的,可從當(dāng)期的銷項(xiàng)稅額中扣減;如果銷售額和折扣額同在一張發(fā)票上分別注明的,可按折扣后的銷售額征收增值稅;如果將折扣額另開發(fā)票,不得從銷售額中減除折扣額。
4.銷售折扣財(cái)務(wù)處理:
4.1.開發(fā)票時(shí)確定折扣額,則應(yīng)銷售額和折扣額同在一張發(fā)票上分別注明:既可規(guī)避增值稅又可實(shí)現(xiàn)銷售收入/銷售折扣財(cái)務(wù)反映的充分真實(shí);
4.2.已開發(fā)票后確定折扣額,抵減下批銷售價(jià)格:可規(guī)避增值稅,但財(cái)務(wù)反映不真實(shí)。
八、返利返點(diǎn)的財(cái)務(wù)處理
1.視同折扣處理,在同一張發(fā)票上分別注明:既可規(guī)避增值稅又可實(shí)現(xiàn)銷售收入/銷售折扣財(cái)務(wù)反映的充分真實(shí);
2.抵減下批銷售價(jià)格:可規(guī)避增值稅,但財(cái)務(wù)反映不真實(shí);
3.原作銷售退回,按新價(jià)格重開發(fā)票:相應(yīng)稅務(wù)手續(xù)麻煩,財(cái)務(wù)反映不真實(shí);
4.經(jīng)銷商開營收發(fā)票,據(jù)以入帳:不能規(guī)避增值稅且客戶負(fù)擔(dān)營業(yè)稅,增加交易成本;
5.經(jīng)銷商轉(zhuǎn)廣告費(fèi)等實(shí)際費(fèi)用發(fā)票:客戶無營業(yè)稅,但不能規(guī)避增值稅,財(cái)務(wù)只能被動(dòng)入帳,反映不盡真實(shí)。
九、銷售費(fèi)管理
1.收支兩條線原則:不得坐支銷售款。
2.強(qiáng)調(diào)預(yù)算計(jì)劃:
2.1.預(yù)算是銷售費(fèi)用管理的基礎(chǔ),把握總體、抓大放小是制訂預(yù)算的原則;
2.2.既定的或行業(yè)公認(rèn)的“費(fèi)用/銷售額目標(biāo)”比是預(yù)算制定的總體指標(biāo),是控制市場(chǎng)投入的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。
2.3.注重成本效益原則,管控大項(xiàng)費(fèi)用,降低監(jiān)管成本。
3.嚴(yán)控預(yù)算外支出:必須經(jīng)適當(dāng)授權(quán)審批程序,方可支出預(yù)算外費(fèi)用。
4.特殊費(fèi)用單獨(dú)審批:突發(fā)性或現(xiàn)金紅包、禮金、娛樂等特殊費(fèi)用要填列“特殊費(fèi)用申請(qǐng)表”,單獨(dú)審批,堵塞漏洞。
5.注重費(fèi)用效果分析:盡可能量化費(fèi)用投入效果,分析費(fèi)用增量與銷售增量的比率,評(píng)估費(fèi)用投入實(shí)質(zhì)作用,避免不合理或低效開支。
6.按月提供“費(fèi)用預(yù)算與實(shí)際開支表”,加強(qiáng)動(dòng)態(tài)趨勢(shì)分析和預(yù)算執(zhí)行分析,加強(qiáng)監(jiān)督作用。
?? 十、財(cái)務(wù)分析
1.每月進(jìn)行產(chǎn)品總體的收入、成本和毛利率分析;
2.每月按產(chǎn)品分析銷售月度間的變動(dòng)趨勢(shì)及與計(jì)劃完成情況;
3.切實(shí)關(guān)注并分析大經(jīng)銷商的實(shí)際銷售及庫存狀況,著重“業(yè)績”而非“提貨”;
4.定期(季度)進(jìn)行庫存結(jié)構(gòu)分析,以及時(shí)采取有效措施加快周轉(zhuǎn),避免損失;
5.每月進(jìn)行客戶銷售回款分析;
6.定期(季度)進(jìn)行應(yīng)收帳款帳齡分析;
7.每月對(duì)銷售費(fèi)用增減變動(dòng)及預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析;
8.每月對(duì)市場(chǎng)推廣等大項(xiàng)費(fèi)用的開支明細(xì)進(jìn)行比較分析;
9.建立費(fèi)用投入效果評(píng)估體制,針對(duì)大項(xiàng)推廣活動(dòng)進(jìn)行投入/產(chǎn)出的效果分析。
十一、創(chuàng)新結(jié)算方式
1.網(wǎng)上銀行:及時(shí)匯劃、查詢功能,適合集團(tuán)總公司、分公司、經(jīng)銷商、供應(yīng)商資金結(jié)算和管理。通過Internet,安全認(rèn)證較嚴(yán)密,目前比較多的公司采用。
2.現(xiàn)代企業(yè)銀行系統(tǒng):適用企業(yè)集團(tuán),同城內(nèi)局域網(wǎng)專線連接,可與企業(yè)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)對(duì)接。
3.企業(yè)電子匯兌:拋掉手工匯款單,企業(yè)報(bào)送電子盤(加密),可直接與銀行電子聯(lián)行系統(tǒng)連接。
4.國內(nèi)信用證(中行):是開證行依照申請(qǐng)人的申請(qǐng)開出的,憑符合信用條款的單據(jù)支付的付款承諾,適合商貿(mào)背景的國內(nèi)企業(yè)間貿(mào)易結(jié)算使用。國內(nèi)信用證的是由銀行提供擔(dān)保的國內(nèi)企業(yè)之間商品交易的結(jié)算工具。
一路通貸款業(yè)務(wù):由企業(yè)作擔(dān)保/保證,由向各地經(jīng)銷商提供貸款。