1目的

為使促銷物料從收貨到使用過程有一個(gè)規(guī)范的管理，做到物有所用，充分合理地利用企業(yè)資源，特制定本規(guī)定。

2適用范圍

本規(guī)定適用于XX集團(tuán)整合傳播部、駐外分公司及其合作單位。

3管理職責(zé)

廣告促銷物料的管理由整合傳播部綜合管理科歸口管理，各相關(guān)科室配合執(zhí)行。

4 驗(yàn)收及倉(cāng)管

4.1整合傳播部各科室在廣告促銷物料制作合同執(zhí)行前，必須提供已確認(rèn)的物料樣品（含內(nèi)外包裝及打包方法）給綜合管理科;

4.2相關(guān)職能科室在交貨時(shí)須提前通知綜合管理科，由綜合管理科按合同和樣品對(duì)其數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收(相關(guān)科室對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收);

4.3廣告促銷物料儲(chǔ)存?zhèn)}的倉(cāng)管員須按照公司倉(cāng)庫(kù)管理有關(guān)規(guī)定辦理物料的入倉(cāng)及倉(cāng)儲(chǔ)管理;

4.4 綜合管理科對(duì)促銷物料實(shí)行動(dòng)態(tài)跟蹤和臺(tái)帳管理，每月向相關(guān)科室提交臺(tái)帳報(bào)表；

4.5分公司查收總部下發(fā)的促銷物料時(shí)，須與總部下發(fā)的廣告物料發(fā)放明細(xì)表（由綜合管理科依據(jù)相關(guān)科室《廣告促銷物料分發(fā)計(jì)劃表》編制）及《發(fā)運(yùn)清單》數(shù)量進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收支，并填寫《XX電器廣告促銷物料月度管理臺(tái)帳》（附表1），登記入庫(kù)。如數(shù)量不符或物品發(fā)生運(yùn)輸毀損時(shí)，應(yīng)及時(shí)與綜合管理科聯(lián)系，并取得相關(guān)證明材料（貨運(yùn)記錄）備查，同時(shí)將缺少的物料清單報(bào)綜合管理科，以便及時(shí)補(bǔ)給、追查和索賠;

4.6分公司自行制作的廣告促銷物料收貨時(shí)，須由整合傳播科人員進(jìn)行驗(yàn)收合格后，方可辦理入庫(kù)，并做好登記手續(xù)。

4.7分公司須有固定的地點(diǎn)儲(chǔ)存廣告促銷物料，將各種物料分類存放，并做到標(biāo)識(shí)清楚明白，且每次領(lǐng)用時(shí)，都須做好登記，保持帳、物數(shù)量的一致。

5 申領(lǐng)

5.1本部科室與其他各部門科室需領(lǐng)取有關(guān)促銷物料時(shí)，須填寫《XX電器廣告促銷物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》（附表2），經(jīng)綜合管理科審核，貴重物品或批量物料須經(jīng)主管部長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可向倉(cāng)管員領(lǐng)??；

5.2各分公司促銷物料的領(lǐng)用必須要有計(jì)劃申報(bào)，批準(zhǔn)后方可使用。如屬統(tǒng)一分發(fā)廣告促銷物料時(shí)，由整合傳播科制訂分發(fā)計(jì)劃，填寫《XX電器廣告促銷物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)整合傳播科長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可出倉(cāng)；

5.3各分公司人員臨時(shí)領(lǐng)取廣告促銷物料時(shí)，必須填報(bào)附表2，(若業(yè)務(wù)員委托商家領(lǐng)用，同樣須填寫表格，代為簽收)，經(jīng)整合傳播科指定人員審核后，方可出倉(cāng)；

5.4分公司根據(jù)促銷物料使用情況，準(zhǔn)時(shí)客觀地填寫《XX電器廣告促銷禮品用戶登記表》（附表3），活動(dòng)結(jié)束后交回作為報(bào)帳憑證；

5.5分公司每月25日前根據(jù)需求情況向冰箱、空調(diào)傳播科提交《XX電器廣告促銷物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，綜合管理科根據(jù)冰箱、空調(diào)傳播科的匯總表組織物料的分發(fā)；

6 發(fā)運(yùn)

6.1總部各職能科室制作物料時(shí)，須留出足夠的緩沖時(shí)間(按最遠(yuǎn)地點(diǎn)計(jì)，緩沖時(shí)間最少不低于8天)，以便于綜合管理科正常組織發(fā)運(yùn)；

6.2綜合管理科根據(jù)有關(guān)職能科室編制的分公司廣告促銷物料分配表（此表需科長(zhǎng)審核），及時(shí)、準(zhǔn)確地向各分公司發(fā)運(yùn)所需廣告促銷物料；

6.3物料運(yùn)輸原則上不采用空運(yùn)，如因時(shí)間緊迫需空運(yùn)的，需經(jīng)整合傳播部部長(zhǎng)（或副部長(zhǎng)）批準(zhǔn)方可（其空運(yùn)費(fèi)用在相關(guān)品牌傳播費(fèi)用中列支）。

7 使用監(jiān)控

7.1對(duì)單價(jià)在20元以下的促銷贈(zèng)品派發(fā)，允許各分公司和相對(duì)應(yīng)活動(dòng)商場(chǎng)不做登記；

7.2對(duì)單價(jià)在20元-50元的促銷贈(zèng)品（隨機(jī)附送），須填報(bào)《XX電器促銷禮品用戶登記表》，包括消費(fèi)者姓名、詳細(xì)地址、聯(lián)系電話及發(fā)票號(hào)，作為報(bào)帳憑證；

7.3對(duì)單價(jià)在50元-100元的貴重促銷贈(zèng)品（隨機(jī)附送），還須填寫消費(fèi)者姓名、詳細(xì)地址、聯(lián)系電話及發(fā)票復(fù)印件，作為推廣費(fèi)用的報(bào)帳憑證；

7.4對(duì)單價(jià)在100元以上的促銷贈(zèng)品，另需用戶身份證復(fù)印件。

8 檢查：

整合傳播部將不定期對(duì)促銷物料儲(chǔ)存?zhèn)}及各分公司促銷物料的管理情況進(jìn)行檢查跟蹤，內(nèi)容包括：物料倉(cāng)儲(chǔ)是否整齊有序；收發(fā)、領(lǐng)用登記是否齊備；管理臺(tái)帳是否建立和完整；數(shù)目是否準(zhǔn)確清晰。

附  《XX電器廣告促銷物料月度管理臺(tái)帳》（附表1）

《XX電器廣告促銷物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》（附表2）

《XX電器廣告促銷禮品用戶登記表》（附表3）

附加說明：

本規(guī)定由整合傳播部起草并解釋；

本規(guī)定從批準(zhǔn)之日起執(zhí)行。

起草：綜合管理科     審核：楊紅春         批準(zhǔn)：張彬