“凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢?！边^去常講醫(yī)療設(shè)備的管理,是指醫(yī)院按計(jì)劃方法,遵循一定的原則和程序編制醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃,并按照批準(zhǔn)的醫(yī)療設(shè)備計(jì)劃和預(yù)算采購(gòu)醫(yī)療設(shè)備,我們認(rèn)為這是狹義內(nèi)容上的計(jì)劃管理。廣義地講醫(yī)療設(shè)備的管理,應(yīng)該包括從選購(gòu)或研制儀器設(shè)備開始,到使用、維修直至報(bào)廢的全過程動(dòng)態(tài)管理。
醫(yī)療設(shè)備的動(dòng)態(tài)管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理的重要內(nèi)容,它管理的好壞直接體現(xiàn)了一個(gè)醫(yī)院整體管理水平高低。為了充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備投資作用,為臨床醫(yī)、教、研提供系列化的服務(wù)體系,為管好用好設(shè)備,結(jié)合我院實(shí)際,探索出了一套醫(yī)療設(shè)備動(dòng)態(tài)管理程序,現(xiàn)提出來與大家商榷。
第一,根據(jù)醫(yī)院財(cái)政預(yù)算的年初醫(yī)、教、研工作意見以及醫(yī)院近期規(guī)劃進(jìn)行計(jì)劃編制,擬定全年醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置、更新計(jì)劃。
程序是由科室提出購(gòu)置申請(qǐng),設(shè)備科負(fù)責(zé)匯總、初核并擬定醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置、更新計(jì)劃初稿,報(bào)請(qǐng)分管院長(zhǎng);分管院長(zhǎng)審核后提交年初全院醫(yī)、教、研工作會(huì)議。會(huì)上結(jié)合全年的重點(diǎn)攻關(guān)項(xiàng)目,重點(diǎn)加強(qiáng)科室和需要更新的設(shè)備,由所在科室科主任從社會(huì)效益、技術(shù)效益、經(jīng)濟(jì)效益等方面進(jìn)行匯報(bào),提交與會(huì)人員進(jìn)行廣泛討論,使之做到有重點(diǎn),有計(jì)劃的配置儀器設(shè)備。
第二,依據(jù)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的分布、運(yùn)行狀況,臨床需求程度和技術(shù)條件等由設(shè)備管理委員會(huì)對(duì)全年設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃進(jìn)行審核,論證,寫出適宜性,可行性論證報(bào)告。
第三,計(jì)劃工作量及有關(guān)費(fèi)用支出進(jìn)行效益預(yù)測(cè),確定購(gòu)置該項(xiàng)設(shè)備經(jīng)濟(jì)上是否合算。
第四,對(duì)擬購(gòu)設(shè)備進(jìn)行技術(shù)與質(zhì)量等方面的考查。
對(duì)大型、精密醫(yī)療設(shè)備在購(gòu)前設(shè)備科會(huì)同有關(guān)科室人員參加衛(wèi)生部舉辦的國(guó)際或全國(guó)醫(yī)療器械博覽會(huì)。在會(huì)上充分考察擬購(gòu)設(shè)備的性能、價(jià)格、售后服務(wù)、市場(chǎng)占有率等,并對(duì)多家公司進(jìn)行反復(fù)比較,對(duì)有初步購(gòu)置意向機(jī)型到使用單位進(jìn)行實(shí)地考察,現(xiàn)場(chǎng)了解機(jī)器性能、精度、可靠性、購(gòu)置價(jià)格、售后服務(wù)等,在此基礎(chǔ)上同檔次的設(shè)備選三家以上單位進(jìn)行公開招標(biāo)、議標(biāo),追求最好的質(zhì)量?jī)r(jià)格比,優(yōu)中選優(yōu)。
第五,進(jìn)行購(gòu)前成本效益分析,合理選型,提供最佳決策方案,提交院長(zhǎng)審批。
我們的做法是由一名專職醫(yī)學(xué)工程人員參與設(shè)備的考察、論證,掌握第一手資料,以便寫出一份有理有據(jù)、內(nèi)容翔實(shí)的購(gòu)前成本效益分析報(bào)告。它既有靜態(tài)分析又有動(dòng)態(tài)分析,其主要內(nèi)容包括:(1)申購(gòu)理由。(2)一般論證包括資金來源、合理布局、付款方式、技術(shù)力量、維修條件、配套設(shè)施。(3)初步選型。(4)成本效益分析包括投資回收期、投資收益率、凈現(xiàn)值、現(xiàn)值指數(shù)。(5)分析評(píng)價(jià)。
第六,價(jià)格分析與合同簽訂。
簽訂每一份合同時(shí)都要斟字酌句推敲,分級(jí)把關(guān),進(jìn)口設(shè)備引進(jìn)更是要嚴(yán)格按照國(guó)際慣例運(yùn)作。工作中不要怕麻煩,簽訂內(nèi)容越詳細(xì),合同條款越翔實(shí)。實(shí)踐證明對(duì)需方越有利,特別是遇到合同糾紛或索賠時(shí),需方就牢牢掌握住了主動(dòng)權(quán),其利益就能最大限度地得到保護(hù)。
第七,設(shè)備到貨驗(yàn)收,安裝、調(diào)試運(yùn)行正常后交付科室使用。
成立設(shè)備驗(yàn)收領(lǐng)導(dǎo)小組,人員組成為院領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)備管理人員、工程技術(shù)人員、檔案管理人員、有關(guān)科室人員。對(duì)進(jìn)口儀器設(shè)備的驗(yàn)收一律報(bào)請(qǐng)當(dāng)?shù)厣虣z局共同開箱驗(yàn)收,以便在與外商發(fā)生合同糾紛時(shí)掌握主動(dòng)權(quán)。例如,我院購(gòu)進(jìn)的日本島津床邊X光機(jī)和美國(guó)德寶冷光源燈頭架等設(shè)備均從商檢索賠中受益。為減少中間環(huán)節(jié),提高工作效率,采用設(shè)備驗(yàn)收與安裝、調(diào)試相結(jié)合的辦法,驗(yàn)收合格后直接移交科室辦理手續(xù)投入正常使用。
第八,建賬立卡,建立儀器設(shè)備專件技術(shù)檔案。
在設(shè)備科建立了總賬、分類賬,物資管理實(shí)現(xiàn)了微機(jī)化。在使用科室建立了隨物同行卡、分戶管理賬、管理卡片、做到賬、卡、物相符。我們始終把設(shè)備技術(shù)檔案管理作為設(shè)備全過程動(dòng)態(tài)管理的中心環(huán)節(jié),設(shè)專職技術(shù)人員管理,嚴(yán)格按科技檔案管理規(guī)章制度及歸檔范圍,收集齊全,整理立卷,統(tǒng)一(三點(diǎn)一線)裝訂,編頁(yè),建立卷內(nèi)目錄,并報(bào)科領(lǐng)導(dǎo)、分管院長(zhǎng)審批后移交院綜合檔案室。全部設(shè)備檔案放入密集架統(tǒng)一保管,并實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索。
第九,建立設(shè)備的操作規(guī)程和使用記錄。每臺(tái)萬(wàn)元以上儀器設(shè)備跟一本使用記錄本,記錄每天工作量,機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)情況,實(shí)際開機(jī)時(shí)數(shù)及機(jī)器操作人簽字等內(nèi)容。另外,所有千元以上電子儀器設(shè)備均掛一張塑封操作規(guī)程卡片,使操作和使用標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,防止誤操作造成的設(shè)備損壞。
第十,制定設(shè)備的維修、保養(yǎng)、周檢計(jì)劃。
對(duì)全院萬(wàn)元以上醫(yī)療儀器設(shè)備定期按計(jì)劃進(jìn)行維修保養(yǎng),工作中結(jié)合我院實(shí)際除日常保養(yǎng)由科室儀器保管人員負(fù)責(zé)外,一級(jí)保養(yǎng)和二級(jí)保養(yǎng)均由設(shè)備維修工程技術(shù)人員承擔(dān),按計(jì)劃定期對(duì)機(jī)器進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng),并認(rèn)真做好保養(yǎng)記錄,入檔保存。這種記錄既保存了完整的設(shè)備檔案,有利于了解設(shè)備歷史狀況,又可作為對(duì)保養(yǎng)維修人員的一種考核憑證。每年對(duì)強(qiáng)檢儀器設(shè)備配合技術(shù)監(jiān)督部門進(jìn)行周期技術(shù)鑒定。通過對(duì)設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)管理,使設(shè)備完好率每年都保持在96%以上。
第十一,定期進(jìn)行在用萬(wàn)元以上醫(yī)療設(shè)備的動(dòng)態(tài)效益分析。
每月有專人下科室統(tǒng)計(jì)設(shè)備使用時(shí)數(shù),用它除以設(shè)備核定小時(shí)數(shù)再乘以100%得到設(shè)備使用率。每季度進(jìn)行一次全院在用醫(yī)療設(shè)備動(dòng)態(tài)使用效益分析,從中了解在用設(shè)備使用情況。工作中結(jié)合我院實(shí)際,對(duì)20萬(wàn)元以上在用大型醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行了單機(jī)使用效益分析。對(duì)使用率偏低設(shè)備采取專管共用,設(shè)備租賃,定額管理,在增添同類新設(shè)備時(shí)不予考慮,以及調(diào)撥設(shè)備等措施,確保全院在用醫(yī)療儀器設(shè)備使用率保持在95%以上。
第十二,設(shè)備的更新、淘汰或報(bào)廢。
儀器設(shè)備的更新、淘汰、報(bào)廢均根據(jù)設(shè)備的自然壽命(也稱實(shí)際壽命)、技術(shù)壽命(也稱有效壽命)、經(jīng)濟(jì)壽命進(jìn)行。工作程序是由科室提出申請(qǐng),經(jīng)設(shè)備管理委員會(huì)技術(shù)鑒定后,由主管院長(zhǎng)批準(zhǔn),并報(bào)上級(jí)有關(guān)部門備案,財(cái)務(wù)科和設(shè)備科分別辦理注銷手續(xù)。對(duì)已報(bào)廢的設(shè)備有保留價(jià)值者,留作教學(xué)、拆零修配用。有計(jì)劃地對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行更新,有效地避免了用高額維修費(fèi)用維持儀器使用壽命現(xiàn)象發(fā)生,節(jié)約了維修開支,降低了設(shè)備運(yùn)營(yíng)成本。
在設(shè)備的動(dòng)態(tài)管理過程中,抓好每一個(gè)環(huán)節(jié)。每臺(tái)萬(wàn)元以上精密醫(yī)療設(shè)備都有完整的技術(shù)檔案資料;對(duì)新進(jìn)的10萬(wàn)元以上的大型醫(yī)療設(shè)備都進(jìn)行了購(gòu)前適宜性、可行性論證和成本效益分析,認(rèn)真進(jìn)行技術(shù)與質(zhì)量考查,有條不紊地對(duì)設(shè)備進(jìn)行使用、周檢、維修直至報(bào)廢全過程動(dòng)態(tài)管理,努力探索出一條適合我院發(fā)展的醫(yī)療設(shè)備管理新路子。
[參考文獻(xiàn)]
[1]<現(xiàn)代醫(yī)院管理與評(píng)審>韓榮芳
[2]<知識(shí)經(jīng)濟(jì)與衛(wèi)生管理新模式>葉政書
